Alles hangt samen
Selecteer je een renner voor een koers, dan staat die selectie meteen in de kalenders, de reisplanning en de rennersapp. Niemand hoeft ze over te typen in een tweede lijst.
Planningssoftware voor wielerploegen
Koersplanning, staf en wagenpark: de backoffice voor wielerploegen
VelOps is software voor ploegbeheer en koerslogistiek voor professionele wielerploegen (mannen, vrouwen en ontwikkelingsploeg): een backoffice voor koersen, selecties, reizen, staf en ploegwagens, plus een rennersapp. In de backoffice plant en beheert de staf het hele seizoen.
Platform voor ploegbeheer
Eén plek voor het hele seizoen
De backoffice van VelOps brengt samen wat anders in losse spreadsheets, mailwisselingen en groepschats zit. Selecties, reizen, hotels, voertuigen, materiaal, onkosten, resultaten en taken hangen aan dezelfde renners, staf en koersen. Zo werkt de hele ploeg met één versie van het seizoen.
Koersen en stages samen
Het koersprogramma per divisie staat naast de trainingsstages, in één planning voor het seizoen.
Gegevens in Europa
De gegevens in VelOps staan in Europese datacenters.
Seizoensdashboard
Het seizoen in één oogopslag
Het seizoensdashboard toont in één scherm waar de ploeg staat: hoeveel renners actief zijn, hoeveel koersdagen op het programma staan, wat er uitgegeven is en welke taken nog open staan.
- Actieve renners, koersdagen, totale onkosten en open taken
- Koersdagen per renner, gereden en nog te rijden, met een filter op Mannen, Vrouwen of Devo
- Onkosten per status en de koersen met de meeste onkosten
- Open taken per koers
Koersen als evenement
Elke koers is een evenement
In VelOps is elke koers een evenement dat al het werk errond samenbrengt, van de selectie tot de hotelboekingen. Een evenement is een ontwerp of bevestigd. Bij elke nieuwe koers worden de standaardtaken automatisch aangemaakt, zodat de gebruikelijke to-do's van bij het begin op de lijst staan.
Zeven tabbladen per evenement
Elk evenement opent met dezelfde tabbladen, zodat de staf altijd weet waar ze moet kijken.
- Algemeen: de gegevens van de koers
- Renners & staf: de selectie
- Logistiek: de verplaatsingen en de reizigers
- Hotels: de hotelboekingen voor de koers
- Resultaten & dagen: koersdagen en resultaten per renner
- Documenten: koersdocumenten, die bij de reis in de rennersapp kunnen staan
- Taken: de eigen takenlijst van de koers
Planning van een wielerploeg
Selectie, reizen en hotels
Het werk rond een koers gebeurt in het evenement zelf: wie er meegaat, hoe ze er geraken en waar de ploeg verblijft.
Selectie per koers
Renners staan gegroepeerd per divisie (Mannen, Vrouwen, Devo) en de staf per rol, zoals ploegleider, verzorger, mecanicien en arts. Elke persoon krijgt een periode (van–tot) en een status: geselecteerd of reserve. De selectie voedt de kalenders, de logistiek en de rennersapp.
Reizen en logistiek
Per verplaatsing leg je de vertrek- en aankomstplaats en -tijd vast, plus de vluchtreferentie, de chauffeur en het voertuig waar dat van toepassing is. Per reiziger noteer je een e-ticketcode, een ticketlink en de bagage. Eén vlucht kan twee koersen bedienen, en een markering toont wanneer iemand ook op een andere verplaatsing geboekt staat. Vluchten en treinen verschijnen pas in de rennersapp zodra de staf ze zichtbaar zet.
Meer over koerslogistiekHotels
Houd één hotellijst bij voor de ploeg en leg de hotelboekingen per koers vast, met datums, type boeking, type verblijf en betaalwijze. In de rennersapp staat het hotel van de koers bij de reis, met naam, datums en extra info.
Planningskalenders
Renners-, staf- en wagenparkkalender
Drie kalenders tonen het hele programma dag per dag. Samen beantwoorden ze de planningsvragen van elke ploeg: wie rijdt wat, welke stafleden gaan waarheen en welke voertuigen zijn vrij.
Rennerskalender
Ook de performancekalender genoemd. Hij toont alle koersen per divisie als tijdsblokken, met de voortgang van de selectie, zoals 6/7. Per renner en per dag zie je geselecteerd (een stip), reserve (R) of reisdag (T), plus het aantal koersdagen per renner.
Stafkalender
Elk staflid met de rol en het aantal dagen, gekleurd per koers. Periodes pas je rechtstreeks in de kalender aan.
Wagenparkkalender
Ploegwagens, de bus en de vrachtwagen, met de initialen van de chauffeur, de koersen waaraan ze toegewezen zijn, de service course en de vrije periodes. Loopt het contract van een voertuig binnen de maand af, dan zie je dat in de kalender.
De rest van het ploegbeheer
Meer dan koersen en kalenders
De backoffice dekt ook de rest van het ploegbeheer: materiaal, voertuigen, onkosten, resultaten, trainingsstages, taken, medische opvolging en noodcontacten, allemaal gekoppeld aan dezelfde renners, staf en koersen.
Materiaal en de vrachtwagen
Materiaal met barcode, serienummer, type (ook fietsen en fietsonderdelen) en de datums van in en uit dienst. Je ziet welke renner welk stuk kreeg en wanneer het terugkwam. Een truckapp ondersteunt de registratie van materiaal in de koersvrachtwagen.
Onderhoud van voertuigen
Het onderhoud van de voertuigen van de ploeg: ploegwagens, de bus en de vrachtwagen.
Onkosten
Onkosten per koers of trainingsstage, elk met een status: nieuw, in behandeling of verwerkt.
Resultaten
Resultaten per renner en koersdag: plaats, tijd, achterstand, UCI-punten en procyclingstats-punten.
Trainingsstages
Trainingsstages staan in dezelfde planning als de koersen.
Taken
Elke nieuwe koers krijgt automatisch zijn standaardtaken. Wijzigingsaanvragen die renners vanuit de app sturen, komen op dezelfde takenlijst terecht.
Medisch
Blessures en medische tests per renner, alleen zichtbaar voor bevoegde staf.
Noodcontacten
Noodcontacten per persoon, met hun relatie.
Divisies
Mannen-, vrouwen- en ontwikkelingsploeg
De mannen-, vrouwen- en ontwikkelingsploeg (Devo) zitten samen in één platform. De staf plant alle drie in dezelfde backoffice, in plaats van voor elke ploeg aparte bestanden bij te houden.
Waar de divisie terugkomt
- In elke selectie staan de renners gegroepeerd per divisie
- De rennerskalender toont alle koersen per divisie
- Het seizoensdashboard filtert de koersdagen per renner op Mannen, Vrouwen of Devo
Wie werkt ermee
Wie werkt in de backoffice
Team operations, ploegleiders, mecaniciens, verzorgers, artsen en performance werken allemaal in dezelfde backoffice. Dit zijn de delen die elk van hen meestal gebruikt.
Backoffice
Team operations
Reizen, hotels, onkosten, taken en wijzigingsaanvragen van renners, met het seizoensdashboard om te zien waar alles staat.
Backoffice
Ploegleiders
De selecties per koers en het koersprogramma per divisie, met de rennerskalender over het hele seizoen.
Backoffice
Mecaniciens
De wagenparkkalender, het onderhoud van de voertuigen, het materiaal per renner en de registratie van materiaal in de koersvrachtwagen.
Backoffice
Verzorgers & artsen
Hun opdrachten per koers in de stafkalender. Bevoegde stafleden houden ook blessures en medische tests per renner bij.
Backoffice
Performance
Koersdagen per renner, de rennerskalender en resultaten met UCI- en procyclingstats-punten.
Rennersapp
Renners
Renners gebruiken de rennersapp, niet de backoffice: hun koersen, hun reis en wie er nog meegaat. Hun wijzigingsaanvragen komen als taak in de backoffice terecht.
Vragen
Vragen over de backoffice
Wat doet de backoffice van VelOps?
In de backoffice van VelOps plant en beheert de staf van een professionele wielerploeg het seizoen. Elke koers is een evenement met een eigen selectie, reizen, hotels, resultaten, documenten en taken. De renners-, staf- en wagenparkkalender tonen het hele programma, en het seizoensdashboard toont waar de ploeg staat.
Kan één backoffice de mannen-, vrouwen- en ontwikkelingsploeg beheren?
Ja. De mannen-, vrouwen- en ontwikkelingsploeg (Devo) zitten samen in één platform. In elke selectie staan de renners gegroepeerd per divisie, de rennerskalender toont de koersen per divisie en het seizoensdashboard filtert de koersdagen per renner op Mannen, Vrouwen of Devo.
Wie ziet de medische gegevens in VelOps?
Blessures en medische tests worden per renner bijgehouden, ook wanneer een geblesseerde renner naar verwachting uitvalt en terugkeert. Die gegevens zijn alleen zichtbaar voor bevoegde stafleden.
Welke licentie heeft de staf nodig voor de backoffice?
Staf, administratie en performance werken met de licentie VelOps Crew, die de volledige backoffice omvat. Renners gebruiken de licentie VelOps Rider voor de rennersapp. Beide licenties lopen per gebruiker per maand. De prijs krijg je op aanvraag.
Demo aanvragen
Bekijk de backoffice live
We tonen je de backoffice van VelOps met je eigen koersen en rollen als voorbeeld, in een demo van 30 minuten, ter plaatse of online.
Of mail ons rechtstreeks: info@velops.app