E-ticketcode en ticketlink
Per reiziger op een verplaatsing noteer je de e-ticketcode en een link naar het ticket, naast de vluchtreferentie van de verplaatsing.
Software voor koerslogistiek
Vluchten, transfers en hotels voor elke koers, op één plek
Plan de reis voor elke koers in de backoffice van VelOps: vluchten, treinen, transfers met een voertuig en ophaalritten als aparte verplaatsingen, de boekingsgegevens per reiziger, de hotelboekingen per koers en de ploegwagens in de wagenparkkalender. Elke renner vindt daarna de eigen reis terug in de rennersapp.
Reizen per koers
Elke reis, verplaatsing per verplaatsing
VelOps is software voor ploegbeheer en koerslogistiek voor professionele wielerploegen (mannen, vrouwen en ontwikkelingsploeg): een backoffice voor koersen, selecties, reizen, staf en ploegwagens, plus een rennersapp. Voor de reizen heeft elke koers in de backoffice een tabblad Logistiek, waar de staf de reis verplaatsing per verplaatsing opbouwt en de mensen op elke verplaatsing zet.
Vijf soorten verplaatsingen
Een verplaatsing is één deel van de reis: een vlucht, een transfer met een voertuig, een trein, een ophaalrit of eigen vervoer. De verplaatsingen staan per koers gegroepeerd, zodat de hele reis van en naar een koers samen in één lijst staat.
Plaatsen, tijden en referenties
Per verplaatsing leg je de vertrek- en aankomstplaats en -tijd vast, plus de vluchtreferentie, de chauffeur en het voertuig waar dat van toepassing is.
- Vlucht, voertuig, trein, ophaalrit of eigen vervoer
- Vertrek- en aankomstplaats en -tijd per verplaatsing
- Vluchtreferentie, chauffeur en voertuig op de verplaatsing
- Reizigers per verplaatsing, met hun boekingsgegevens
Per reiziger
De gegevens van elke reiziger
Elke verplaatsing toont de renners en stafleden die erop reizen. Per persoon op de verplaatsing noteer je de boekingsgegevens die ze op de dag zelf nodig hebben: de e-ticketcode, een link naar het ticket en de bagage.
Bagage per persoon
Noteer de bagage van elke persoon op de verplaatsing, zodat staf en renners allebei weten wat er geboekt is.
De markering ‘ook op’
Staat een reiziger ook op een andere verplaatsing geboekt, dan toont een markering ‘ook op’ die verplaatsing naast de naam. Zo zie je in één oogopslag wie op meer dan één verplaatsing staat.
Eén verplaatsing, twee koersen
Een verplaatsing kan aan een tweede evenement gekoppeld worden, zodat één vlucht twee koersen bedient, bijvoorbeeld wanneer de vlucht weg van de ene koers renners ook naar de volgende brengt.
Zichtbaarheid
Pas zichtbaar als het klaar is
Elke verplaatsing heeft een instelling voor zichtbaarheid. Vluchten en treinen verschijnen pas in de rennersapp zodra de staf ze zichtbaar zet. Zo kunnen de gegevens van vluchten en treinen geregeld en nagekeken worden voor renners ze zien.
Wat renners per koers zien
- Elke verplaatsing met tijden en referentie
- Vluchtreferentie, e-ticketcode en bagage
- Het hotel voor de koers, met naam, datums en extra info
- Koersdocumenten, bij de reis
- Wie er nog meegaat: de andere renners en de staf op de koers
Hotels
Hotels, geboekt per koers
VelOps houdt één hotellijst bij voor de ploeg, en elke koers heeft een tabblad Hotels met de hotelboekingen. Boekingen horen bij de koers, niet bij individuele personen. Zo ziet de staf in één oogopslag waar de ploeg verblijft, wanneer, en hoe het betaald wordt.
-
Hotellijst
De hotels waarmee de ploeg werkt, in één lijst.
-
Datums per boeking
De datums van elk verblijf, vastgelegd op de boeking voor de koers.
-
Type boeking en type verblijf
Allebei vastgelegd op elke hotelboeking voor de koers.
-
Betaalwijze
Hoe elke hotelboeking betaald wordt, bewaard bij de boeking.
-
In de rennersapp
Renners zien de naam van het hotel, de datums en extra info bij hun reis voor die koers.
Ploegwagens en wagenpark
Ploegwagens in de wagenparkkalender
In de wagenparkkalender plan je elk voertuig, van ploegwagens tot de bus en de vrachtwagen. Per dag zie je aan welke koers een voertuig toegewezen is, wie rijdt, wat er op de service course staat en welke voertuigen vrij zijn.
- Toewijzing aan een koers voor elke ploegwagen, bus en vrachtwagen
- De initialen van de chauffeur bij elke toewijzing
- Service course en vrije periodes in één oogopslag
- Het einde van het contract, zodra dat binnen de maand valt
- Het onderhoud van de voertuigen in dezelfde backoffice
Van selectie naar reis
Wie reist, volgt uit de selectie
De logistiek begint bij de selectie. De renners en stafleden die voor een koers geselecteerd zijn, elk met een eigen periode, vormen het vertrekpunt voor de reisplanning. Dezelfde selectie voedt ook de kalenders en de rennersapp.
- 1
Selecteren
Kies de renners en stafleden voor de koers, elk met een periode en een status: geselecteerd of reserve.
- 2
Verplaatsingen opbouwen
Voeg vluchten, transfers, treinen en ophaalritten toe, en zet elke reiziger met de boekingsgegevens op de juiste verplaatsing.
- 3
Hotels en wagens
Voeg de hotelboekingen voor de koers toe en wijs de ploegwagens toe in de wagenparkkalender.
- 4
Zichtbaar zetten
Zet vluchten en treinen zichtbaar, zodat renners ze zien onder Mijn reis in de rennersapp.
Vragen
Koerslogistiek: veelgestelde vragen
Kan één vlucht twee koersen bedienen?
Ja. Een verplaatsing kan aan een tweede evenement gekoppeld worden, zodat één vlucht twee koersen bedient, bijvoorbeeld wanneer renners rechtstreeks van de ene koers naar de volgende vliegen.
Wanneer zien renners hun vluchten in de rennersapp?
Vluchten en treinen verschijnen pas in de rennersapp zodra de staf ze zichtbaar zet. Vanaf dan ziet de renner elke verplaatsing van de reis met tijden, referentie, vluchtreferentie, e-ticketcode en bagage, samen met het hotel voor die koers.
Worden hotels per renner of per koers geboekt?
Per koers. Elke hotelboeking hangt aan de koers, met datums, type boeking, type verblijf en betaalwijze. Renners zien de naam van het hotel, de datums en extra info bij hun reis voor die koers.
Demo aanvragen
Plan je volgende koers in VelOps
In een demo overlopen we een koers van de selectie tot de reis van de renner: verplaatsingen, reizigers, hotels en ploegwagens. De staf werkt in de backoffice met een licentie VelOps Crew en renners gebruiken de app met een licentie VelOps Rider, allebei per gebruiker per maand. De prijs krijg je op aanvraag.
Of mail ons rechtstreeks: info@velops.app